Tsubame Software Tools - Business Support Software Lösungen

Toshiko

Dokument Management und Workflow System

Warum DMS Warum Toshiko Voraussetzungen Fragen und Antworten Preisgestaltung Kontakt
Hintergrund Informationen

Die Dokumentationskosten

1. Dokumente:

Bis zu 60% der Arbeitszeit wird für Dokumentation verwendet und diese Arbeit macht 45% der Firmenkosten aus.

85% aller Dokumenten werden nie benutzt.

50% aller Dokumenten sind einfach Duplikate.

60% aller Dokumenten sind veraltet.

Je nach Ausgestaltung der Geschäftsprozesse verbringen die Mitarbeiter zwischen 50% und 80% ihrer Arbeitszeit mit Informationssuche!

2. Back Up:

Bei Datenverlust ist die Wahrscheinlichkeit, dass eine Firma umittelbar dannach pleite geht, von etwa 50%.

90% der Firmen stellen immerhin innerhalb 2 Jahren nach einem Datenverlust das Geschäft ein.

Die Rettung von verlorenen Daten kostet durchschnittlich 19 Arbeitstagen.

3. Papier:

Mehr als 75% aller Firmen verwalten ihre Informationen auf Papier.

In Papierform vorliegende Informationen müssen mehrfach kopiert und weitergeleitet werden.

Papierbasierte Abläufe haben eine wesentlich längere Durchlaufzeit als elektronisch verwaltete Dokumente.

Experten schaetzen, dass ca 6% der Firmenkosten auf das Konto von (Druck-)Papier geht. Das bedeutet, dass eine Firma ganze 16 Tage im Jahr arbeitet, nur um das verbrauchte Papier zu bezahlen.  

 
Warum lohnt es sich ein DMS einzusetzen 

Vor- und Nachteile eines DMS (Dokument Management Systems)


Vorteile eines DMS (Dokument Management Systems)

  1. Der Zugriff auf Dokumente ist einfach. Sie kriegen Ihr Dokument innerhalb Sekunden
  2. Mit einem DMS sparen Sie Zeit zum Archivieren, Bewegen und Disponieren von Dokumenten
  3. Die Dokumentenverteilung erfolgt digital (papierlos), schnell und zuversichtlich
  4. Sie sparen Raum mit digitalen Dokumenten. Sie benötigen keine Bibliotheken mit tonnenweise Papier
  5. Keine verlorene Dokumente (mit Hilfe eines Back-Up Systems)
  6. Keine falsch archivierte Dokumente ("falsch" gibt es nicht)
  7. Falsch gesendete Dokumente können sofort richtig weitergeleitet werden
  8. Einfache Suche von Dokumenten nach beliebigen Kriterien
  9. Reduzierung der internen Kopieraufwendungen z.B. bei Mehrfachverteilung
  10. Parallele Bearbeitung von Dokumenten ermöglicht parallele Abläufe
  11. Automatiche Sicherung von vollständigen Verzeichnissbäumen
  12. Automatisches Löschen von Dokumenten nach Ablauf des Lebenszyklus
  13. Verbesserte Kundenbeziehung
  14. Fehlerminimierung durch Automation der Vorgänge


Nachteile eines DMS (Dokument Management Systems)

  1. Kostet Geld, doch Sie koennen mehr sparen als Sie ausgeben
  2. Sie Brauchen elektrischen Strom: Kein Strom, keine Dokumente
  3. Falls Sie alle Ihre Daten an einem Platz gesichert haben und die Platte defekt wird, verlieren Sie alle Ihre Daten. Besser ist es auf verschiedene Platten zu replizieren
  4. Falls Sie den falschen Dokument Management System einsetzen, brauchen Sie Administratoren, IT-Spezialisten, Berater, Projekt Managers, ... ( = viel Geld)
  5. Falls Sie den falschen Dokument Management System einsetzen, werden Ihre Mitarbeiter viele Schulungen brauchen und am Ende werden sie trotzdem nicht verstehen, was das System machen soll.


Mit dem richtigen DMS sparen Sie Zeit und Geld, und Ihr Unternehmen arbeitet effizient.  

 
Tsubame Home Page Tsubame Blog Naoko Buchhaltung Kenji Dokument Organizierer

Die Unterlagen zu Toshiko wurden erstellt und werden stets aktualisiert von Tsubame Solutions for Teaching - Lehrunterlagen

Bearbeitet: TST - Sept. 2014
Design und Realisierung: ruynk*2009