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Toshiko

Dokument Management und Workflow System

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Entwicklung eines Dokument Management Systems

Jede Firma, die ein Dokument Management System entwicklet hat, hatte auch ein Konzept, eine Vision, eine Idee, die das System als solches leitet.

Die Leitidee von Toshiko ist es, ein leichtgewichtiges System zu entwickeln mit den wichtigsten Funktionen für kleine oder mittlere Unternehmen. Nicht mehr und nicht weniger.

Toshiko verstehen

Ich persönlich halte den Begriff "Dokument Management System" eher für eine Werbemaßnahme als für eine Beschreibung eines SW Systems.

Keine Software kann etwas "managen" (leiten, führen). Nur Menschen können das.

Toshiko reiht sich zwar zwischen den DMS, versteht sich aber eher als "Tool für die Verwaltung von Dokumenten".

Das Toshiko-"Projekt"

Hier die Leitideen bei der Entwicklung von Toshiko:

  • Toshiko muss in heterogenen Umgebungen lauffähig sein,
  • soll so einfach wie nur möglich fuer den Benutzer sein (selbsterklärend) und
  • Toshiko muss schnell und zuversichtlich laufen.
 
 
Warum ist Toshiko besonders als Dokumentverwaltungssystem 

Funktionalität von Toshiko

Toshiko besitzt die Standard-Funktionen von einem Dokument Management System: Suchen und Verwalten von Dokument-Informationen.

Doch Toshiko hat auch einige Funktionen eines Dokument Workflow Systems (DWS), welche z.B. ein automatisches Verteilen von Dokumenten erlauben.

Auch kann Toshiko vordefinierten Dokumenten, (falls konfiguriert), zu anderen Formaten umwandeln.

Funktionen

  • Suchfunktion (Grundlage einer Dokument Management Lösung)
  • Dokument Verteilungsfunktion (auch als DWS, Dokument Workflow System, bekannt)
  • Das System löscht automatisch alte Dokumente (life cycle von Dokumenten)
  • Kommunikation Tool: (Senden von Dokumenten und/oder Nachrichten) für alle Nutzer und Gruppen, eine "Black Board-" und eine Erinnerungsfunktion.

Über das Back-Up

  • Toshiko führt automatisch (konfigurierbare) Back-Ups und Archivierung für alle System-Benutzer
  • Verschwundene Dokumente können Sie mit nur einem Maus-Klick zurück erhalten.

Erweiterte Funktionen

  • Sie können Abhängigkeiten zwischen Dokumenten einsehen (und verwalten)
  • Dokument-Umwandlung (Dokument Workflow Automation)
  • Sie können (einfache) Audit-Daten verwenden.

Toshiko hilft Ihnen, Geld und Zeit zu sparen und Ihre Dokumente zu sichern!

 
 
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Bearbeitet: TST - Sept. 2014
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