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Toshiko

Sistema de gestión y despacho documental (DMS)

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Motivación

El desarrollo de un sistemas de gestión y despacho documental

Cada empresa que ha desarrollado un sistemas de gestión y despacho documental tuvo un concepto, una visión, una idea que guía al sistema.

La idea guiadora de Toshiko fue desarrollar un sistema que contenga las funciones mas importantes para empresas pequeñas y medianas. Ni más ni menos.

Entendiendo a Toshiko

A mi siempre me ha parecido el término "Document Management System" mas una construcción de propaganda comercial que una descripción de una software.

No hay ningún tipo de software que haga "to manage" (liderar, conducir) algo. Son personas las que lo hacen.

Toshiko se puede encontrar ciertamente entre los DMS, pero yo la considero mas bien una "Herramienta para la Administración de Documentos".

El "proyecto" Toshiko

Éstas son las ideas que me guiaron al desarrollar Toshiko:

  • Toshiko ha de ser empleable en sistemas de ordenadoren heterogéneos,
  • tiene que ser tan fácil de entender como sea posible para el usuario, y
  • Toshiko ha de ser rápida y totalmente confiable.
 
 
Porqué utilizar a Toshiko para la gestión de documentos 

Funciones de Toshiko

Toshiko contiene las funciones stándard de un DMS (sistemas de gestión documental): Búsqueda y administración de datos de documentos.

No obstante, hay funciones en Toshiko que corresponden a un Document Workflow Systems (DWS; sistema de despacho documental), por ejemplo la distrubución automática de documentos.

Toshiko puede también para ciertos documentos, si se especificó previamente, convertir los formatos a otros antes de la distribución.

Funciones

  • Función de búsqueda (Base de toda solución de gestión documental)
  • Función de despacho de documentos (conocida como DWS, Dokument Workflow System)
  • El sistema borra automáticamente documentos viejos (ciclo de vida de los documentos)
  • Herramienta de comunicación: (envio de documentos y/o mensajes) para todos los usuarios y grupos, una "pizarra de avisos" y una función de recuerdo.

Sobre el back up

  • Toshiko hace automáticamente back ups (que se pueden configurar) y replicaciones para todos los usuarios
  • Documentos desaparecidos se pueden recuperar simplemente con un klick del ratón.

Funciones suplementarias

  • Usted puede ver (y administrar) dependencias entre documentos
  • Conversión de documentos (parte de la automatización del despacho de documentos)
  • Se pueden llevar ciertos datos de audición.

Toshiko ayuda a ahorrar tiempo y dinero, además sus documentos estarán mucho mas seguros!

 
 
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Bearbeitet: TST - Sept. 2014
Design und Realisierung: ruynk*2009